運送業の巡回指導では、指導員が評価項目に基づき、関係帳票をチェックしていきます。指導員はチェックする帳票・書類の名称を伝えてくるので、事業者は該当の帳票類を提示してチェックを受けるという流れになります。そのため、要求された帳票類がすぐに提示できるように事前に用意しておかなければなりません。また、言われた「帳票・書類の名称」が、具体的に何の書類を指しているのか分かっていないと提示すべき書類自体が分からないという事態になってしまうので、正しく理解している担当者が対応する必要があります。
巡回指導で用意すべき帳票類は事前に通知があります。一覧形式で書類名等が記載されたものが事前通知されますので、該当する帳票類を準備します。尚、一覧に記載されている書類の中には、点呼簿や日報のように「必ずチェックする帳票類」もあれば、元帳・補助簿などの経理関係書類のように「必要に応じてチェックする帳票類」もありますので、必ずしも一覧に載っている帳票類を全て見るとは限りません。
それでは準備しておく書類・帳票等を以下に記載します。
労務関係（当該営業所の運転者に係るもの）
・運転者一覧表
・就業規則、賃金規定、３６協定書（控）
・健康診断記録簿、適性診断記録簿
・社会保険届出書及び関係書類（労災保険、雇用保険、健康保険、厚生年金）
・運転者の雇用契約書及び採用基準
運行管理関係（当該営業所に係るもの）
・運行管理規程
・運行管理者選任届（控）
・運行管理者手帳
・点呼簿
・乗務記録又は運転日報
・運行記録計チャート紙
・運行指示書
・運転者教育実施記録簿
・運転者台帳
整備記録関係（当該営業所に係るもの）
・整備管理規程
・整備管理者選任届（控）
・整備管理者手帳
・日常点検票
・定期点検整備計画
・定期点検記録簿
経理関係（必要に応じて確認）
・総勘定元帳
・補助簿
・仕訳帳、振替伝票
・決算書
・領収書、経費明細簿
・車両台帳、車両購入契約書
・任意保険加入台帳
・運賃請求書、運送契約書
・給与支給台帳
その他
・管理機構図
・許認可関係及び届出書関係綴
・事業実績報告書（控）
・事業報告書（控）
・運輸安全マネジメント